Page 14 - Payfin brochure

De volgende optielijst verschaft u snel inzicht in de veelzijdigheid en flexibiliteit van Exact
e-Synergy en de integratie van dit front-officesysteem met gangbare back-officeproducten. De
lijst is niet volledig. Zoekt u specifieke functionaliteit, neem dan contact met ons. Wij pra ten
u graag bij over het bereik van onze producten en diensten.

Informatiemanagement
4 1. Bewaar alle documenten die uw organisatie voortbrengt en ontvangt in één centrale database.
4 2. Gebruik de Microsoft Office Add-in om snel documenten, e-mailberichten, MS Excel-spreadsheets, PowerPoint-pre-
sentaties en Frontpage-bestanden te importeren.
4 3. Koppel documenten aan mensen, middelen, processen, financiële trans acties, klanten, resel lers, medewerkers,
projecten en producten.
4 4. Ken rollen en rechten toe om beveiligde lagen in uw informatie aan te brengen en nieuwe documenten te laten
autoriseren.
4 5. Workflowfuncties zorgen ervoor dat documenten door de juiste personen worden gelezen, beoordeeld en opgevol-
gd.
4 6. Gebruik geavanceerde zoekfuncties, documentcategorieën en real-time koppelingen om documenten snel terug te
vinden.
4 7. Documenten kunnen via internet altijd en overal worden benaderd.
4 8. Gebruik functies voor versiebeheer, in- en outchecken, activ ering en archivering v an documenten voor maximale
controle van uw informatie.
4 9. Koppel eenvoudig templates, lay-out en huisstijl en aan uw documenten voor eenduidige en herkenbare communic atie
met uw doelgroepen.
4 10. Gebruik de ‘mail merge’-functie om informatie snel te verspreiden aan doelgroepselecties uit de database.
4 11. Stel beleidsdocumenten, zo als het kwaliteitshandboek of uw ISO-procedures, via intranet beschikbaar aan de
gehele organisatie.
4 12. Geef elke medewerker een eigen startpagina met directe toegang tot het nieuws, de eigen projecten, relaties, kalender,
documenten, projecten, producten, diensten en rapporterende medewerkers.
4 13. Stel daarnaast eenvoudig gepersonaliseerde startp agina’s samen met functiegerichte hyperlinks, bijvoorbeeld
naar projecten, rapporten, persoonlijk kalender, werklijsten, klanten, et cetera.
4 14. Gebruik Exact e-Synergy om websites voor uw doelgroepen te creëeren en te beheren.
4 15. Zet nieuwsberichten, eventueel na goedk euring door een content manager of webmaster, direct live op uw website
of intranet.
4 16. Scan, categoriseer en archiveer ook uw papieren administratie.
4 17. Pageview-statistieken laten u van elk document en elke webpagina zien hoe vaak hij is bekeken.
4 18. Gebruik functies voor systeembeheer om gebruikers en toegangen tot verschillende systemen automatisch
in Exact e-Synergy te bewerken en controleren.
Workflowmanagement
4 19. Bied uw gehele organisatie één centraal en geïntegreerd systeem voor workflowmanagement.
4 20. Gestructureerde verzoeken vervangen ongestructureerde interne e-mailberichten.
4 21. Koppel verzoeken en taken aan projecten, documenten, klanten, producten en financiële transacties.
4 22. Maak verantwoordelijkheden zichtbaar en de status van w erkopdrachten en taken transparant door elektronische
taken te sturen in plaats van e-mailberichten.
4 23. Definieer processen, autorisaties en doorlooptijden, zodat processen uniform, helder en controleerbaar zijn.
4 24. Standaardiseer en optimaliseer uw proces sen digitaal door onnodig stappen te elimineren.
4 25. Creëer uw eigen, organisatiespecifieke verzoeken met variabele velden en procedures voor afhandeling.
4 26. Wijs taken en verzoeken per procesfase automatisch toe aan de juiste medewerker of beroepsgroep.
4 27. Genereer automatisch orders, facturen of kostenboekingen in uw administratie via de laatste processtap van de
workflows.